Rechnungsposten exportieren - automatisierte Rechnungsdatenverarbeitung

Operator kann nicht nur Rechnungen automatisiert als PDF erstellen und direkt per E-Mail versenden, sondern es können auch die Einkaufs- und Verkaufsrechnungsdaten in CSV Dateien exportiert werden um sie automatisiert weiterzuverarbeiten.

Welche Rechnungsdaten (Datum, Produkt, Einzelpreis, ...) genau exportiert werden sollen, lässt sich in Operator konfigurieren. Nach dieser Konfiguration wird für jedes Produkt eine einzelne Zeile in der CSV Datei generiert, um sämtliche Rechnungsdaten genau nachvollziehbar und automatisiert weiterverarbeiten zu können. Jede Zeile führt die konfigurierten Detaildaten als eigene Spalte auf.

Die Konfiguration der Spalten der CSV Datei, sprich der gewünschten, zu exportierenden Detaildaten, nehmen Sie über das Menü Management/Tools/Export von EK und VK konfigurieren vor. Nach Aufruf dieses Menüpunktes, sehen Sie 2 Tabellen über die Sie die zu exportierenden Spalten konfigurieren.

• Die obere Tabelle dient der Konfiguration der Spalten für den Export der Einkaufsdaten ("Purchase")
• Die untere Tabelle dient der Konfiguration der Spalten für den Export der Verkaufsdaten ("Verkauf")

Die rechte Seite der Tabellen zeigt Ihnen alle Detaildaten an, die in einzelne Spalten exportiert werden können. Sie können einzelne Detaildaten mit einem Klick auf das + Zeichen in die linke Seite der Tabelle hinzufügen, sodass diese folgend als Spalten in der CSV Datei erscheinen. Ebenso können Sie mit dem - Zeichen diese Detaildaten wieder entfernen.

Im Eingabefeld der Kopfzeile der rechten Seite der Tabelle, können Sie nach Begriffen suchen.

Die Kopfzeile führt zusätzliche einen Knopf zum Hinzufügen, bzw. Entfernen aller Details auf.

Die Reihenfolge der Detaildaten der linken Seite der Tabelle können Sie über den Pfeil ganz links beeinflussen. Über die hier festgelegt Reihenfolge, bestimmen Sie die Reihenfolge der Spalten der CSV Datei.

Hinweise:

• Die Konfiguration des Exports gilt für das komplette Account des Wholesalers! Sie sollten sich also intern abstimmen, welches Format für Ihre automatisierte Rechnungsdatenverarbeitung per CSV Datei verwendet werden soll.
• Die Spaltenüberschriften werden lokalisiert exportiert - in Abhängigkeit der Spracheinstellung der Benutzers, der den Export erzeugt. Damit kann für das automatische Auswerten die Orientierung über die Spaltennummer robuster sein. 

Folgend eine Beschreibung der wichtigsten, exportierbaren Daten (also Spalten):

• Rechnungsnummer: Eindeutige Rechnungsnummer, die Operator bei jedem Rechnungslauf vergibt
• Rechnungsdatum: Datum der Rechnungserzeugung
• Endkundendaten
  • Endkunden-ID: Operator Account Nummer des Endkunden 
  • Endkundennummer: Kundennummer des Endkunden (so wie sie im Operator angegeben wurde)
  • Endkundenname: Name des Endkunden
  • Costcenter/Kostenstelle: Hier wird der Inhalt des Feldes "Kostenstelle", die Sie beim Endkunden selber im Bereich der Rechnungsdaten konfiguriert haben, eingetragen.
• Händler
  • Händler-ID: Operator Account Nummer des Händlers
  • Händler: Kundennummer des Händlers (so wie sie im Operator angegeben wurde)
  • Händlername: Name des Händlers
• Wholesaler
  • Kunden-ID: Operator Account Nummer des Wholesalers
  • Kundennummer: Kundennummer des Wholesalers (so wie sie Operator angegeben wurde)
  • Kundenname: Name des Wholesalers
• Bestellung
  • Von: Startdatum der Bestellung im Format dd.mm.yy
  • Bis: Ist eine Bestellung terminiert worden, steht dieses Datum hier drin; läuft die Mietbestellung weiter, steht hier das Ende der Abrechnungsperiode, also typischerweise der 1. des Folgemonats. Format: dd.mm.yy
  • Zeitraum: Kombination obiger Werte in einer Zelle im Format "dd.mm.yyyy - dd.mm.yyyy"
• Bestellnummer im Operator
  • Produkt-ID: Bestellnummer, die im Operator für die „Hauptbestellung“ genutzt wird. Zur Eindeutigkeit über Produkte hinweg ist hier typischerweise ein Präfix wie „BUNDLE_“ zB für Swyx Flex vorangestellt. Über diese Bestellnummer erkennt man, aus welchen Profilen und Funktionen sich eine SwyxWare zusammensetzt. Sprich man bestellt zB Swyx Flex über die Orderstreet mit Bestellnummer 12345. Alle mitbestellten Swyx Flex Basic Profile, Swyx Flex Professional Profile, … und auch zB Lotus Notes Lizenzen werden dann als einzelne Zeilen in diesem CSV hier aufgeführt mit der identischen Bestellnummer 12345.
    Diese Bestellnummer wird sich auch nicht ändern, wenn zB einige Monate später weitere Swyx Flex Professional Profile hinzubestellt werden. Diese Hinzubestellung wird dann in eigenen Zeilen mit entspr. Zeitraum und Menge führen. Eine Bestellung hat damit eine „Hauptbestellnummer“ und alle Modifikationen an dieser Bestellung (Hinzu- oder Abbuchen weiterer Profile etc.) sind dieser Hauptbestellnummer zugeordnet. Die Bestellung hat damit eine Historie, die stets nachvollzogen werden kann.
  • Subscription-ID: Auf Basis der API werden eindeutige uuids für die Subscriptions (zB Swyx Flex), die bestellt wurden, genutzt. Um diese eindeutig den Rechnungszeilen zuordnen zu können, bzw. sie darin wiederzufinden, gibt es die diese Spalte. D.h. alle Zeilen die die selbe uuid in dieser Spalte enthalten, gehören zu einer Bestellung im Operator. Jede Zeile dieser Bestellung nennt die einzelnen, bestellten Produkte dieser Bestellung (User Basic, Professional, Premium, oder weitere Add-Ons).
• Referenztext der Bestellung
  • Der Referenztext kann bei jeder Bestellung mit Freitext belegt werden. Hier können also Informationen, die später zB über die EDV-Systeme hinweg zur „Kreuzreferenzierung“ genutzt werden sollen eingetragen werden. Oder auch jede andere, gewünschte Information.
    Es gibt 2 Arten von Referenztexten bei Bestellungen, weil Bestellungen eine Historie haben. D.h. es kann für eine neue Initialbestellung eine Referenztext gesetzt werden, aber auch für jede Bestellveränderung ein Referenztext gesetzt werden.
    • Generalreference:
      Dieses Feld enthält den bei einer neuen Initialbestellung eingegebenen Referenztext.
    • Referenz:
      Dieses Feld enthält den bei einer Bestellveränderung eingegebenen Referenztext.
• Weitere Infos
  • Anzahl: In der Bestellung eingetragene, absolute Anzahl für zB Swyx Flex Basic Profile. Aus dieser Spalte ist also immer gut ablesbar, welche Anzahl der Order Agent bestellt hat.
  • Amountnew: Bestellte Anzahl als untermonatig berechnete, tagesgenaue Anzahl.
    Bsp: Order Agent bestellt 6 Swyx Flex Basic Profile zur Monatsmitte. Swyx Flex wird für 0,5 Monate abgerechnet. Damit läge der oben genannte Faktor bei 3. 
  • Artikelname: 
  • Einzelpreis: Bei Mietprodukten der Preis pro Monat für die Anzahl 1
  • Steuer: USt-Satz in Prozent
  • Preis: Preis der für den Monat für dieses Produkt zu zahlen ist, d.h. Produkt aus Amountnew * Einzelpreis
  • KST/Konto: Die "Billing-ID" für dieses Produkt, die über die Proposition, Buchungskonten, Billing konfiguriert wurde
  • Invoice Type: Typ des Produktes, das in Rechnung gestellt wird
    • PERIODICFIRST: Erste Abrechnungsperiode eines Mietproduktes (wie zB Swyx Flex)
    • PERIODIC: Folge-Abrechnungsperiode eines Mietproduktes
    • PERIODICCORRECTION: Sofern ein Mietprodukt pre-billing abgerechnet wird, d.h. vorausbezahlt wird und dann untermonatig gekündigt wird, dann wird der Zeitraum Kündigungsdatum bis Monatsende wieder gutgeschrieben.
    • PERPETUAL: Abrechnung eines Kaufproduktes (Einmalzahlung, also zB Swyx Kauflizenz)
    • SETUP: Einrichtungsgebühr für das Produkt
    • CREDIT: Manuell erstellte Gutschrift für ein Produkt
    • USAGE: Gebühren gemäß Verbrauchsabrechnung, zB Gesprächsgebühren

Den konkreten Export der Rechnungsdateien, wählbar für den Abrechnungsmonat, oder bzgl. Ein- oder Verkauf, nehmen Sie über das Menü Management/EK oder VK exportieren, vor: