Konfiguration und Anwendung des Rechnungs- und Mahnungslayouts

Mit Operator können Sie nicht nur autom. Rechnungen an Ihre Kunden versenden, sondern auch Mahnungen/Zahlungserinnerungen. Das Layout und den Inhalt der generierten PDFs, sowie der E-Mails mit denen Rechnungen und Mahnungen versendet werden, können Sie durch Konfiguration beeinflussen.

Layoutänderungen

Bzgl. des Layouts für beide Anwendungsfälle, klicken Sie im Menü Management, Bereich Tools, auf Konfiguration.

Es folgt der Dialog, über den Sie via den Tappages Rechnung und Erinnerung das Layout beeinflussen können:

Details des Rechnungslayouts, sowie in eingeschränkter Form des Mahnungslayouts, können Sie durch Klick auf den kleinen Pfeil, der im linken Bereich angezeigten Themen, verändern. Hier können Sie zusätzlich wählen ob die Web-Version, E-Mail-Version oder der Druck beeinflusst werden soll.

Im rechten Bereich wird Ihnen das Resultat Ihrer Änderungen als Vorschau angezeigt.

Inhaltsänderungen

Wenn Sie den Inhalt von Rechnungen oder Mahnungen ändern wollen, klicken Sie im Menü Management, Bereich Tools, auf Systemnachrichten konfigurieren.

Es wird folgend dieser Dialog angezeigt.

Filtern Sie bzgl. der Module mit der Listbox auf Invoice für eine bessere Übersicht.

Sie können nun den aktuellen Inhalt via der Preview-Buttons einsehen, sofern Sie noch keinen eigenen Text konfiguriert haben, diesen von dem hierarchisch über Ihnen liegenden Account (typischerweise der Enreach Communications GmbH) übernehmen und folgend oder direkt bearbeiten, sowie löschen.

Die Spalte Typ, als auch die Erklärungen in der vorherigen Spalte zeigen Ihnen, ob Sie hierüber den Inhalt der E-Mails, PDFs, Rechnung oder Zahlungserinnerung beeinflussen. 

Nachdem Sie Bearbeiten angeklickt haben, erscheint dieser Dialog:

Im linken Bereich können Sie sprachspezifisch die gewünschten Änderungen vornehmen. Tipp: Das Feld From address freilassen, damit der entspr. Default hier eingesetzt wird.

Bei den zu konfigurierenden Texten können Sie auch die im rechten Bereich angezeigten Parameter einsetzen. Diese werden bei Erstellung der Rechnung/Zahlungserinnerung mit den spezifischen Daten besetzt. Bsp: Wenn Sie den Parameter [INVOICENUMBER] im Text verwenden, wird dieser stets durch die entspr. Rechnungsnummer ersetzt.

Anwendung

Nachdem alle Konfigurationen Ihren Wünschen entsprechen, können Sie die Rechnungs- und Mahnungsfunktionen nutzen.

Ob ein Kunde seine Rechnungen beglichen hat, können Sie in Operator auch manuell durch Klick auf den Bearbeiten Button in der Kundenübersicht, Bereich Rechnungsinformationen, eintragen.

Wenn Zahlungen ausbleiben, versenden Sie die Zahlungserinnerungen über den Aktionenbutton.

Wie Sie die jeweilige Funktion erreichen ist im Screenshot markiert:

Info: Sofern bei einem Kunden kein Rechnungsempfänger konfiguriert ist und Sie die Rechnungen dennoch per E-Mail versenden, wird auf den technischen Kontakt als Empfänger zurückgegriffen.